每位醫健通用户的取覽權限是根據其履行照顧病人的職能及職責而設定。每位用户應以自己的帳戶使用醫健通。以下提供一些有助用户及帳户管理人員於使用醫健通時，正確地管理帳戶的提示。
醫健通用户提示
- 分配給你的帳户只屬於你。切勿透露或與他人共用自己的用戶名稱和密碼
- 於第一次登入後，立即將預設密碼更改。設定高強度的密碼，並定期更改
- 妥善保管帳戶登入資料（例如：避免寫下你的密碼）
- 使用系統後，緊記登出
- 如發現可疑的取覽，應立即向諮詢中心或你工作的醫護機構舉報
帳户管理人員提示
- 為每位用戶設立個人專屬帳戶，並確保一切安全登入的措施或設備被正確使用（例如：登入密碼）
- 確保只有獲授權的醫護專業人員方可取覽病人的電子健康紀錄
- 適時更新用戶資料
- 適時終止離職者的帳戶
- 根據不同使用者的職能及職責，妥善記錄及管理每位用戶的取覽權限
- 如發現可疑的取覽，應立即向諮詢中心或你工作的醫護機構舉報
為保障資料私隱，用户的所有取覽活動會被記錄，以作審核和檢查。每當病人的電子健康紀錄被取覽時，他／她亦將透過其所選擇的通訊方式（短訊／電子郵件／郵遞）收到通知
常見問題
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我的診所／醫院負責文書（或護理）的同事，習慣與醫生共用其臨床系統的使用者帳戶，以取覽及打印病人的資料。我想知道他們可否共用使者帳戶以取覽醫健通內的資料？展開
- 醫健通的使用者帳戶是以個人用戶為單位的。
- 基於系統的安全性及私隱等原因，共享使用者帳戶是不被允許的。
- 醫健通每次的取覽都會被紀錄，並會接受審核。而病人亦會收到有關其紀錄被取覽的通知。
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假如我遺失了醫健通的保安編碼器，應該怎麼辦？展開
閣下應該即時向所任職的醫護機構，或透過電子健康紀錄申請及諮詢中心的醫護人員查詢熱線3467 6230報失。（選擇語言後，請按「2」 - 管理電子健康紀錄戶口，然後輸入閣下的香港身份證號碼以核實身份，然後按「3」 - 報失保安編碼器。）
當完成報失程序後，該保安編碼器將不能被任何人使用。請閣下聯絡所屬醫護機構的帳戶管理人員為閣下的第二重認證方式更改為一次性密碼，並為閣下解鎖帳戶。